El 5 de octubre de 2026 cambia la forma de documentar el transporte de mercancías por carretera en España. A partir de esa fecha, el documento de control administrativo deja de existir en papel y pasa a ser obligatoriamente electrónico: es el DeCA (Documento Electrónico de Control Administrativo).

No es un simple cambio de formato. Afecta a cómo se genera, se entrega, se comprueba en carretera y se conserva cada documento de transporte, y obliga a las empresas a contar con una herramienta que lo gestione. En esta guía le explicamos, de forma clara y con las referencias legales, qué es el DeCA, a quién afecta, cómo funciona y qué debe hacer su empresa para llegar a la fecha con todo en regla.

El DeCA es el documento de control administrativo del transporte, pero en formato electrónico. En la práctica, es un archivo PDF que contiene los datos del transporte (quién envía, quién transporta, origen y destino, mercancía, fecha, matrícula…) e incorpora un código QR que enlaza a una dirección web segura desde la que ese mismo documento puede descargarse.

Conviene aclarar una idea desde el principio: el DeCA no es una aplicación ni una plataforma del Ministerio. No hay que registrarse en ningún sitio oficial ni «subir» los documentos a ninguna web de la Administración. Cada empresa genera, publica y conserva sus propios documentos con su software (propio o de un proveedor), y es ese documento el que la inspección descarga mediante el QR cuando hace un control.

La fecha es el 5 de octubre de 2026, y es importante entender que no existe un periodo de gracia posterior. El plazo transitorio ya está agotado: lo fijó la propia Ley 9/2025, de 3 de diciembre, de Movilidad Sostenible, cuya disposición transitoria octava estableció que estos documentos serían necesariamente digitales a los diez meses de su entrada en vigor.

Esto significa que, desde ese día, un transporte sujeto a la obligación que circule sin DeCA electrónico se considerará, a efectos de inspección, un transporte sin la documentación de control exigible, con las consecuencias que ello conlleva. No habrá una fase de «adaptación sin sanción».

La obligación no depende de tener o no vehículos, sino de para quién se transporta.

Están sujetos: los transportes públicos de mercancías por carretera de ámbito interior (nacional) y las operaciones de cabotaje, así como el transporte público de viajeros (a través de la hoja de ruta).

Quedan exentos o fuera del alcance, entre otros:

• Los servicios de paquetería y similares (envíos de pocos bultos manipulables por una persona).
• Los transportes de mudanzas.
• El auxilio en carretera (vehículos accidentados o averiados en vehículos especiales).
• El transporte privado complementario: cuando una empresa mueve su propia mercancía con sus propios medios como actividad auxiliar de su negocio. No lleva DeCA, aunque debe portar documentación que acredite su condición.
• El transporte internacional, que se documenta con los convenios internacionales correspondientes (por ejemplo, el CMR). Importante: el eCMR (CMR electrónico) no pasa a ser obligatorio el 5 de octubre; es otro marco distinto.

Un matiz frecuente: una empresa con flota propia que transporta mercancía de terceros sí está obligada (es transporte público); en cambio, una empresa que reparte su propio producto con sus furgonetas, no. Lo determinante es el carácter del transporte, no la propiedad de los vehículos.

El DeCA obliga a dos figuras: el cargador contractual (quien contrata el transporte) y el transportista efectivo (quien lo realiza materialmente). La norma no especifica quién debe generarlo materialmente: puede hacerlo cualquiera de los dos. Lo habitual es que lo genere quien tenga el sistema para ello.

Sí es importante saber que la obligación de conservar el documento durante al menos un año recae sobre ambas partes. Por tanto, lo genere quien lo genere, el documento debe llegar a las dos y cada una guardar su copia. Y conviene conservar el propio fichero PDF, no solo el enlace, porque la URL puede desactivarse a los días y el repositorio puede ser de la otra parte.

¿Y si usted solo compra una mercancía y su proveedor se la trae? En ese caso usted es el destinatario, y el destinatario, por sí mismo, no tiene que generar el DeCA: la obligación es de quien contrata el transporte (su proveedor) y de quien lo realiza. Solo si es usted quien contrata el transporte pasaría a ser el cargador contractual con las obligaciones correspondientes.

Antes del inicio efectivo del servicio, hay que entregar al conductor una copia del DeCA, que puede ser:

• una copia electrónica que muestre en un dispositivo móvil, o
• una copia impresa en papel.

En ambos casos debe incluir el código QR. La norma no impone un canal concreto de entrega, así que son válidas vías como el correo electrónico con el PDF adjunto, un enlace de descarga, una app, o incluso la entrega física impresa. Lo recomendable es que el conductor lleve la copia descargada en su dispositivo, por si hay zonas sin cobertura.

De forma resumida, para llegar preparado al 5 de octubre de 2026 conviene:

1. Comprobar si su actividad está sujeta al DeCA o exenta.
2. Disponer de una herramienta que genere el DeCA en PDF con su código QR, lo almacene de forma segura y lo mantenga disponible para su descarga.
3. Definir cómo se entrega la copia al conductor y cómo se gestionan las incidencias (cambios de vehículo, agrupación de envíos…).
4. Garantizar la conservación de los documentos durante al menos un año.

La buena noticia es que, bien planteado, el cambio no complica el día a día: lo digitaliza. Con la herramienta adecuada, generar un DeCA no debería llevar más que emitir el albarán de hoy.

Cuando clientes, facturas, productos, bancos y pagos se controlan en documentos independientes, resulta más complicado conocer la situación real de la empresa.
Un programa de gestión o ERP permite centralizar la información y relacionar:

• Clientes y proveedores.
• Productos y servicios.
• Presupuestos y pedidos.
• Albaranes y facturas.
• Cobros y pagos.
• Existencias.
• Informes y estadísticas.

Centralizar esta información reduce el trabajo manual, facilita la detección de errores y mejora la comunicación con la asesoría.

Ceplus, por ejemplo, permite gestionar desde una misma plataforma clientes, proveedores, productos, compras, ventas, facturación, existencias y TPV, además de incorporar diferentes módulos según las necesidades de cada empresa.

¿Qué pasa si cambia el vehículo o el conductor en plena recogida? Si cambia el conductor, no hay problema: en mercancías, el nombre del conductor no es un dato obligatorio del DeCA. Si cambia el vehículo (una avería, por ejemplo), sí hay que reflejar la nueva matrícula, y la norma encarga hacerlo a la empresa de transportes. Para ello existen dos métodos: modificar el mismo PDF (se mantiene la URL y el QR) o generar uno nuevo (con nueva URL y QR, conservando el original). En ambos casos hay que hacer llegar el documento actualizado al conductor. Lo práctico es que el sistema permita esa actualización en el momento, sin depender de que esté disponible el equipo de administración.

¿Hay que firmarlo? No. La firma electrónica no es obligatoria para la validez del DeCA. Solo se usa, de forma voluntaria, si el documento se emplea además con finalidad contractual.

¿Lleva un número correlativo? La ley no exige una numeración tipo «DeCA nº 1-26». Lo único obligatorio como identificador único es la URL del QR. Ahora bien, es muy recomendable que su software asigne un identificador interno a cada documento, para localizarlos y gestionarlos con facilidad.

¿Se pueden juntar varios envíos en un mismo documento? Sí, siempre que coincidan el cargador contractual y el transportista efectivo en todos los envíos y los datos de cada uno queden perfectamente identificados. Pero no es obligatorio agrupar: también puede emitirse un DeCA por cada envío, que de hecho es la forma más sencilla.

¿Es obligatoria la plataforma SIMPLE? No para el DeCA. SIMPLE es una plataforma del Ministerio orientada a la integración de datos de la cadena logística y al marco europeo eFTI y al eCMR internacional, que es otro ámbito. Para cumplir con el DeCA nacional no hay que usar SIMPLE ni certificar el software.

¿Y una inspección puede pedirme los documentos de una semana? En una inspección en las instalaciones, sí pueden requerirse los DeCA de un periodo. Como no hay numeración oficial, lo importante es poder localizarlos y entregarlos: su herramienta de gestión debe permitir buscarlos por fecha y conservarlos durante al menos un año.

Crear una empresa implica asumir muchas responsabilidades nuevas, pero no es necesario complicar la gestión. Mantener la documentación actualizada, separar las finanzas personales y profesionales, controlar los cobros y pagos, conocer los costes y utilizar herramientas adecuadas permitirá trabajar con más tranquilidad y conocer mejor la situación real del negocio.

El objetivo no debería ser únicamente llegar a final de trimestre con toda la documentación preparada. Una buena gestión debe servir también para anticiparse a los problemas, conocer la rentabilidad y tomar mejores decisiones. En Ceginfor ayudamos a autónomos y empresas a organizar y digitalizar su gestión mediante herramientas como Ceplus y servicios de asesoramiento adaptados a las necesidades de cada negocio.

La información incluida en este artículo es de carácter general. Las obligaciones fiscales y administrativas pueden variar según la actividad y las circunstancias de cada contribuyente, por lo que recomendamos consultar cada caso con una asesoría o profesional especializado.

En Ceginfor hemos preparando Ceplus para que cumplir con el DeCA sea sencillo y no tenga que cambiar su forma de trabajar: generación del documento en PDF con su código QR, almacenamiento seguro, disponibilidad para su descarga en caso de inspección y conservación de los documentos. Nuestro objetivo es que la transición le resulte transparente y que llegue a la fecha con todo en regla.

Si quiere saber cómo le afecta exactamente o resolver cualquier duda, estamos a su disposición.

Referencias normativas

• Ley 9/2025, de 3 de diciembre, de Movilidad Sostenible.
• Resolución de 5 de junio de 2026, de la Dirección General de Transporte por Carretera y Ferrocarril (BOE‑A‑2026‑12784).
• Orden FOM/2861/2012, de 13 de diciembre (documento de control de mercancías).
• Orden FOM/1230/2013, de 31 de mayo (hoja de ruta de viajeros).
• Real Decreto 1211/1990 (ROTT) y Ley 16/1987 (LOTT).