Emprender no consiste únicamente en conseguir clientes y comenzar a vender. Desde el primer día aparecen también responsabilidades relacionadas con la facturación, los impuestos, los cobros, los proveedores y la organización administrativa.

Crear unos buenos hábitos desde el inicio puede ahorrar muchos problemas en el futuro. Una gestión ordenada permite conocer mejor la situación real del negocio, anticiparse a los pagos y tomar decisiones con más información.

Antes de comenzar la actividad es importante comprobar que el alta está correctamente realizada y conocer qué obligaciones fiscales corresponden en cada caso.

No todos los autónomos y empresas presentan los mismos impuestos. Las obligaciones pueden variar según la actividad, la forma jurídica, el régimen de IVA, la contratación de trabajadores, el alquiler de un establecimiento o las operaciones que se realicen.

Por este motivo, es recomendable revisar bien la situación inicial con una asesoría y consultar cualquier cambio importante que se produzca posteriormente.

Utilizar una cuenta bancaria específica para la actividad facilita mucho el control económico del negocio.

De esta forma resulta más sencillo identificar los cobros de clientes, los pagos a proveedores, las cuotas, los impuestos y cualquier otro gasto relacionado con la empresa.

Esta separación es especialmente recomendable para los autónomos, ya que evita mezclar compras personales con gastos profesionales y simplifica la revisión de los movimientos bancarios.

Facturar 5.000 euros en un mes no significa haber ganado 5.000 euros. De los ingresos habrá que descontar compras, suministros, alquileres, cuotas, nóminas, herramientas, impuestos y otros gastos de la actividad. También es importante diferenciar entre beneficio y liquidez. Una empresa puede haber vendido mucho pero tener poco dinero disponible porque todavía no ha cobrado sus facturas.

Del mismo modo, el saldo de la cuenta bancaria tampoco indica necesariamente cuánto dinero puede gastarse. Una parte puede estar destinada al pago del IVA, retenciones, proveedores u otras obligaciones próximas. Por ello, es recomendable realizar periódicamente una pequeña previsión de tesorería: qué dinero hay disponible, qué cantidades deben cobrarse y qué pagos habrá que afrontar próximamente.

Acumular facturas y justificantes hasta los últimos días del trimestre aumenta el riesgo de cometer errores.
Pueden aparecer facturas duplicadas, documentos olvidados, gastos sin justificar, errores de IVA o movimientos bancarios que posteriormente resultan difíciles de identificar.

Una revisión semanal o mensual permite mantener al día:

• Facturas emitidas y recibidas.
• Cobros y pagos.
• Gastos pendientes de justificar.
• Movimientos bancarios.
• Vencimientos próximos.

Además, permite estimar con mayor antelación cuánto dinero habrá que reservar para impuestos.

Antes de registrar una factura conviene comprobar que sus datos son correctos.

Entre los elementos más importantes se encuentran:

• Fecha y número de factura.
• Identificación del emisor y del destinatario.
• Descripción del producto o servicio.
• Base imponible.
• Tipo y cuota de IVA.
• Posible retención de IRPF.
• Importe total.

También es importante comprobar que los gastos registrados están relacionados realmente con la actividad económica y cuentan con una justificación adecuada. Una factura incorrecta puede afectar a varias obligaciones fiscales al mismo tiempo, por lo que detectar el error antes de contabilizarla evita tener que realizar correcciones posteriormente.

Uno de los errores habituales al comenzar una actividad es fijar los precios únicamente observando a la competencia.
Cada empresa tiene unos costes diferentes. Para determinar si un producto o servicio resulta rentable deben tenerse en cuenta factores como:

• Coste de compra o materiales.
• Tiempo de trabajo.
• Gastos fijos.
• Transporte o desplazamientos.
• Comisiones.
• Descuentos.
• Impuestos.
• Margen comercial.

Vender mucho no siempre significa ganar más. Una actividad con precios demasiado ajustados puede generar un volumen elevado de trabajo sin obtener suficiente rentabilidad.

Cuando clientes, facturas, productos, bancos y pagos se controlan en documentos independientes, resulta más complicado conocer la situación real de la empresa.
Un programa de gestión o ERP permite centralizar la información y relacionar:

• Clientes y proveedores.
• Productos y servicios.
• Presupuestos y pedidos.
• Albaranes y facturas.
• Cobros y pagos.
• Existencias.
• Informes y estadísticas.

Centralizar esta información reduce el trabajo manual, facilita la detección de errores y mejora la comunicación con la asesoría.

Ceplus, por ejemplo, permite gestionar desde una misma plataforma clientes, proveedores, productos, compras, ventas, facturación, existencias y TPV, además de incorporar diferentes módulos según las necesidades de cada empresa.

No es necesario esperar al cierre del año para saber si una actividad funciona correctamente.
Una sencilla revisión mensual puede ofrecer mucha información. Conviene observar:

• Facturación.
• Gastos.
• Beneficio aproximado.
• Facturas pendientes de cobro.
• Pagos próximos.
• Evolución de las ventas.
• Productos o servicios más rentables.

Estos datos permiten detectar problemas con antelación y tomar mejores decisiones sobre precios, gastos, inversiones o financiación.

Emitir una factura no significa haberla cobrado. Llevar un control de las facturas pendientes permite detectar retrasos rápidamente y evita que las deudas se acumulen.
Cada factura debería tener identificada, como mínimo, su fecha de emisión, la fecha prevista de cobro o pago, la forma de pago y su estado.

También conviene revisar periódicamente las facturas de proveedores y los próximos vencimientos. Una correcta planificación ayuda a evitar problemas de liquidez incluso cuando el negocio funciona bien.

Contar con una asesoría no significa dejar de conocer lo que ocurre en el negocio. El empresario debería saber, al menos de manera general, qué impuestos presenta, cuáles son sus principales gastos, cuánto dinero tiene pendiente de cobrar y cuál es la situación económica de la actividad.

Además, ante decisiones importantes como contratar trabajadores, abrir un establecimiento, comenzar a vender en otros países o cambiar la forma jurídica de la empresa, consultar previamente con profesionales puede evitar problemas posteriores.

Crear una empresa implica asumir muchas responsabilidades nuevas, pero no es necesario complicar la gestión. Mantener la documentación actualizada, separar las finanzas personales y profesionales, controlar los cobros y pagos, conocer los costes y utilizar herramientas adecuadas permitirá trabajar con más tranquilidad y conocer mejor la situación real del negocio.

El objetivo no debería ser únicamente llegar a final de trimestre con toda la documentación preparada. Una buena gestión debe servir también para anticiparse a los problemas, conocer la rentabilidad y tomar mejores decisiones. En Ceginfor ayudamos a autónomos y empresas a organizar y digitalizar su gestión mediante herramientas como Ceplus y servicios de asesoramiento adaptados a las necesidades de cada negocio.

La información incluida en este artículo es de carácter general. Las obligaciones fiscales y administrativas pueden variar según la actividad y las circunstancias de cada contribuyente, por lo que recomendamos consultar cada caso con una asesoría o profesional especializado.